In Microsoft Outlook 2010, l’archiviazione automatica dei messaggi della cartella Posta in arrivo avviene tramite la finestra Pulizia cassetta postale che si apre dopo aver fatto clic sulla scheda File, voce Informazioni, pulsante Strumenti pulizia. Nella finestra che viene visualizzata è sufficiente cliccare su Archiviazione automatica.

L’archiviazione parte subito dopo il clic e se si ritorna nella finestra principale del programma cliccando sul riquadro a destra, Torna a Outlook, sarà possibile controllare sulla barra di stato in basso il processo di archiviazione tramite l’indicatore di colore verde. Sulla stessa barra è possibile annullare il processo di archiviazione premendo il pulsante Annulla, un pulsante su cui è raffigurata una x su sfondo rosso.

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I messaggi verranno archiviati all’interno della cartella Archive visibile nell’elenco delle cartelle del Riquadro di spostamento, lato sinistro della finestra.

Tuttavia, informazioni sulle impostazioni di archiviazione è possibile averle richiamando la finestra Archiviazione automatica attivabile nella scheda Cartella pulsante Impostazioni archiviazione automatica. In questa finestra, bisognerà cliccare su Archivia elementi nella cartella usando le impostazioni predefinite e poi su Impostazioni di archiviazione predefinite. Così facendo, si apre la finestra interessata nella quale sarà possibile specificare il numero di giorni con cui si vuole eseguire l’archiviazione automatica. E’ bene eseguire periodicamente l’archiviazione degli elementi perchè l’archiviazione di troppi messaggi in una sola volta può rallentare le prestazioni del computer.

L’opzione Avvisa prima di archiviare automaticamente permette di avvisare l’utente tramite un promemoria.

Archivia o elimina i vecchi elementi attiva tutte le altre voci come Mostra cartella archivi nell’elenco delle cartelle, inoltre, vi è la possibilità di eliminare i messaggi dopo tot giorni o settimane o mesi (Elimina dopo).

E’ possibile anche specificare dove si desidera spostare i vecchi elementi, in quale cartella, il file di archivio avrà un’estensione .pst oppure si può decidere di eliminare in maniera definitiva tutti i vecchi elementi. Attivando questa opzione viene disattivata la precedente. Al termine, dopo aver impostato le varie scelte, si clicca su Ok, quindi  ritornando alla finestra di prima si clicca su Applica e ancora Ok.

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