Uno dei modi per creare un report è quello di ricorrere alla creazione guidata, prendendo in considerazione il pulsante Creazione Guidata Report nella scheda Crea, gruppo Report. Nella finestra di dialogo che si apre, in alto a sinistra, si sceglie la tabella e/o la query e si clicca su Avanti. Nella successiva finestra ci viene chiesto se si desidera raggruppare i record; per far questo, bisogna fare doppio clic sul campo presente nell’elenco di sinistra oppure in alternativa ricorrere ai pulsanti su cui campeggiano i simboli > e <, il primo per aggiungere un livello di campo, il secondo per rimuoverlo.

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Si possono scegliere anche più campi di raggruppamento, in questo caso, per stabilire quale deve essere il primo occorre far clic su uno dei pulsanti priorità che si trovano esattamente al centro dei due riquadri, proprio sotto i due pulsanti menzionati precedentemente.

Se si fa clic su Opzioni di raggruppamento si apre la finestra Intervalli di raggruppamento. Qui è possibile selezionare l’intervallo di raggruppamento desiderato. E’ possibile definire, per i vari campi di testo, dei raggruppamenti per la Prima lettera fino alle Prime cinque lettere, nel caso in cui il campo abbia un tipo dato Testo, mentre invece per un campo Numerico, si possono effettuare raggruppamenti numerici, ad esempio, 50 o 100. Al termine, chiudere la finestra cliccando su Ok e, una volta ritornati alla finestra precedente, premere il pulsante Avanti.

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La successiva finestra permette di stabilire un ordinamento per i vari campi. Per default, il criterio di ordinamento è Crescente, ma è possibile modificarlo in Decrescente con un semplice clic sullo stesso pulsante Crescente. Se uno dei campi sui quali si sta selezionando il tipo di ordinamento è di tipo Numerico o Valutario, si attiva il pulsante Opzioni di riepilogo, con la possibilità di riepilogare i valori in uno o più di questi campi per ogni gruppo nel report. Access permette di calcolare la somma, la media, il valore minimo e il valore massimo. Cliccando su Ok si ritorna alla finestra precedente dove facendo clic su Avanti si passa ad una nuova finestra che è quella che riguarda il layout e l’orientamento.

Nell’ultima finestra bisogna assegnare un nome al report e decidere se aprirlo come anteprima oppure in Visualizzazione struttura.

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