La formattazione condizionale è un metodo che permette di interpretare i dati facilmente, cambiando aspetto a seconda del loro valore. Questo metodo è detto condizionale perché i dati devono soddisfare determinate condizioni.

Si ricorra ad un esempio. Si prenda in considerazione la tabella sottostante dove nella colonna L, quella della Media finale, sono mostrati i voti di un’ipotetica classe di 10 alunni.

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Si desidera evidenziare con una diversa intensità il colore di ognuno, a seconda del voto.

Bisogna, quindi, selezionare la colonna della Media finale e dalla scheda Home, sezione Stili, cliccare su Formattazione condizionale. Dall’elenco si può scegliere Barre dei dati e il colore che si desidera.

La colonna della Media finale può risultare così.

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Dall’elenco, però, si può scegliere anche Scale di colori e avere una tabella simile:

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Oppure ancora si può selezionare dall’elenco Set di icone:

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Ma è possibile anche ricorrere al metodo di formattazione condizionale che era presente nelle precedenti versioni del programma. Per far questo occorre considerare la colonna del Risultato finale che presenta al suo interno del testo. Si supponga di voler evidenziare in verde e grassetto i promossi, in rosso e grassetto i bocciati e in giallo e corsivo i rimandati.

Dall’elenco Formattazione condizionale si scelga Gestisci regole. Nella finestra che si apre, si fa clic sul pulsante Nuova regola e nella nuova finestra, nel riquadro, in alto, si seleziona l’opzione Formatta solo le celle che contengono. Nella parte inferiore ora vi sono quattro caselle.

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L’opzione presente nella prima casella a sinistra deve rimanere inalterata; dalla casella accanto, invece, bisogna selezionare la voce uguale a; nell’ultima casella occorre digitare la prima condizione, cioè =”Promosso”, infine bisogna cliccare sul pulsante Formato e scegliere, come già anticipato, il grassetto come stile e il verde come colore. Dopo aver cliccato sul pulsante Ok si ritorna alla finestra Nuova regola di formattazione dove bisogna anche in questo caso far clic sul pulsante Ok.

La stessa procedura bisogna ripetere per stabilire le altre due condizioni, cliccando ogni volta sul pulsante Nuova regola della finestra Gestione regole formattazione condizionale.

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Si supponga, ora, di voler formattare di uno stesso colore i voti superiori al 6. Si selezioni la colonna della Media finale e poi dall’elenco che si ottiene cliccando sul pulsante Formattazione condizionale della scheda Dati, sezione Stili, si scelga l’opzione Regole evidenziazione celle e poi Maggiore di…

Nella casella a sinistra si digiti 6 mentre, nella casella accanto, dall’elenco si preferisca la voce Riempimento giallo con testo giallo scuro. Cliccando sul pulsante Ok si otterrà l’effetto desiderato.

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Le possibilità di formattazione condizionale sono ancora tante, infatti, è possibile evidenziare le celle con voti inferiori oppure con voti compresi tra due estremi oppure è possibile evidenziare le celle contenente un testo specifico oppure è possibile evidenziare una data oppure evidenziare le celle che contengono valori duplicati oppure formattare i primi dieci elementi o gli ultimi dieci elementi; resta sempre a discrezione dell’utente scegliere la formattazione più opportuna.

Questo articolo è stato tratto dal mio e-book: Guida all’uso pratico di Excel 2007


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