E’ possibile importare dati da un foglio di lavoro in Access utilizzando il pulsante Excel presente nella scheda Dati esterni sezione Importa. Nella finestra che si apre, la prima operazione da eseguire è quella di cliccare su Sfoglia, perchè, in questo modo, si sceglie il file da cui estrarre i dati. Operata la selezione occorre scegliere tra le 3 opzioni che si trovano nella parte inferiore della finestra Carica dati esterniFoglio di calcolo di Excel.

La prima opzione – Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente – permette di collocare i dati importati dal file selezionato in una nuova tabella. Cliccando sul pulsante OK, viene visualizzata una nuova finestra nella quale vengono indicati i fogli di lavoro che si trovano all’interno del file; selezionando il foglio interessato si ha l’opportunità di visionare l’anteprima per essere certi che i dati siano quelli che occorrono; cliccando ancora su Avanti è possibile selezionare la casella Intestazioni di colonne nella prima riga, tale casella, solitamente, è già spuntata.

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Nella successsiva finestra che si apre, cliccando su Avanti, si specifica il tipo di dati per ogni campo; andando ancora Avanti, si sceglie a quale campo assegnare la chiave primaria; in questo caso, si hanno tre possibilità di scelta: infatti, è possibile aggiungere una chiave primaria automaticamente (questa scelta permette l’aggiunta di un campo ID), oppure è possibile che sia l’utente stesso ad assegnare la chiave primaria ad un campo, oppure è possibile non assegnare nessuna chiave primaria. Nell’ultima finestra, si digita il nome da assegnare alla nuova tabella.

Se, invece, si desidera aggiungere i dati importati dal file ad una tabella già esistente, si sceglie Accoda una copia dei record alla tabella. Selezionando questa opzione, viene resa attiva la casella affianco, scegliendo dall’elenco il nome della tabella a cui si desidera accodare i dati. Anche in questo caso, cliccando su OK, viene mostrata un”altra finestra nella quale vengono presentati i fogli di lavoro del file di Excel selezionato, avendo l’opportunità di visualizzare l’anteprima nella parte inferiore della finestra.

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Facendo clic su Avanti si passa ad un’altra finestra dove non bisogna intervenire ma bisogna soltanto cliccare su Avanti, anche in nell’ultima finestra non bisogna fare alcunchè ma limitarsi a premere il pulsante Fine.

Nell’importare dati è necessario che le intestazioni di colonna del foglio di lavoro siano le stesse dei campi presenti nella tabella di Access.

L’ultima opzione riguarda la possibilità di collegare i dati creando una tabella collegata. Cliccando sul pulsante Ok viene visualizzata la solita finestra che permette di visionare in anteprima i dati presenti nel foglio di lavoro selezionato, facendo clic su Avanti e poi ancora su Avanti si arriva all’ultimo passaggio dove si può assegnare una nome alla tabella collegata. Al termine si deve cliccare su Fine. Al centro dello schermo compare una finestra che ci avvisa che il collegamento al file scelto è stato completato.

Sul lato sinistro della finestra di Access, nel riquadro Tutte le tabelle compare l’icona di Excel con il nome che è stato assegnato alla tabella. Dato che la tabella è collegata al file Excel, una modifica apportata al file viene automaticamente riportata nella tabella collegata di Access senza bisogno di dover cliccare su nessun pulsante.

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Se sia il file di Excel che la tabella collegata sono aperti e si chiude il file, la tabella collegata perderà i suoi dati. Se invece, la tabella collegata è aperta e si tenta di aprire il file di Excel, quest’ultimo non potrà essere aperto.

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