Per invitare persone ad una riunione, utilizzando il programma Microsoft Outlook, occorre far clic nella scheda Home, gruppo Nuovo, sul pulsante Nuovi elementi e dall’elenco prendere in considerazione la voce Riunione. Si apre una finestra, che presenta pulsanti e gruppo diversi rispetto a quella precedente. Ad esempio, nella casella A… si può digitare il contatto della/e persona/e a cui si desidera inviare l’invito, in alternativa si può cliccare sul pulsante A… aprendo una finestra nella quale si possono selezionare i contatti che fanno parte della nostra rubrica.

Nella casella Oggetto si digita l’argomento su cui la riunione è imperniata; nella casella sottostante, Luogo, si digita dove la riunione verrà svolta; è preferibile digitare non solo la sede, ma, anche l’indirizzo completo.

Al di sotto delle caselle ora considerate ci sono altre due caselle, Ora inizio: e Ora fine: nelle quali, cliccando sulla linguetta accanto, si può scegliere la data e, nella casella a destra, l’orario; selezionando la casella Giornata intera si stabilisce che la riunione  occuperà l’intero arco della giornata lavorativa.

Ovviamente, la selezione di tale casella disattiva quelle dell’orario.

Nell’ampio spazio bianco si digita il messaggio di invito includendo anche le argomentazioni oggetto della riunione.

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E’ possibile segnare questa riunione anche nel nostro calendario, presente sempre nel programma in questione, basta fare clic su Calendario, scheda Riunione, gruppo Azioni; così si apre la finestra omonima, dove in corrispondenza dei vari orari si possono riportare gli argomenti che verranno trattati.

Se si clicca su Pianificazione scheda Riunioni, gruppo Mostra, dopo aver chiuso la finestra precedente, si apre un’altra finestra dove il giorno della riunione sarà contraddistinto dall’avere il colore grigio per tutte le ore dallo 00:00 alle 23:00 e oltre e, l’orario di inizio sarà caratterizzato dal colore viola.

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Sul lato destro della finestra sono visibili tutti coloro che parteciperanno alla riunione.

Nella finestra Pianificazione si può anche scegliere un promemoria per ricordare l’evento, è sufficiente cliccare sulla linguetta a destra della casella Promemoria e dall’elenco selezionare il tempo che varia da 0 minuti a 2 settimane.

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Per ritornare alla finestra precedente, quella degli inviti alla riunione, bisogna cliccare su Appuntamento. Per poter allegare un file all’invito scheda Inserisci, gruppo Includi, pulsante Allega file.

Nella scheda Formato testo c’è tutto ciò che occorre per la formattazione del messaggio di invito mentre nella schdeda Revisione, il controllo ortografico e grammaticale e il dizionario dei sinonimi e contrari (Thesaurus).

Dopo aver terminato la compilazione delle parti necessarie all’invito bisogna inviarlo ai partecipanti selezionati cliccando sul pulsante Invia.


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