In un foglio di lavoro spesso ci si imbatte in tabelle costituite da numerose righe i cui dati sono difficilmente individuabili. Excel permette di ordinare e raggruppare questi dati secondo criteri specifici, consentendo nello stesso tempo anche di calcolare per ogni gruppo i valori che interessano maggiormente. Addirittura, è possibile creare, ad ogni gruppo, un sottogruppo così da ottenere risultati sempre più minuziosi.

I vari raggruppamenti possono avvenire sulla base di funzioni quali: la Somma, il Conteggio, la Media, il Max, il Min, il Prodotto, il Conta num, la Dev. Standard pop, la Varianza, la Varianza pop.

La scheda da utilizzare è Dati, sezione o riquadro Struttura, pulsante Subtotali.

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Si prenda, come esempio, la tabella riportata nell’immagine sottostante:

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Si supponga di voler calcolare il totale del fatturato ad ogni cambiamento di sede. La prima operazione da compiere è quella di ordinare in modo crescente i dati della tabella per Sede. Occorre selezionare la cella relativa all’intestazione di colonna Sede e cliccare sul pulsante ordinamento crescente (Ordina dalla A alla Z) della scheda Dati, sezione Ordina e filtra.

Ora dalla stessa scheda si scelga Subtotali.

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Nella finestra aperta, nella casella Ad ogni cambiamento in:, si scelga dall’elenco la voce Sede; nella casella Usa la funzione: si selezioni la voce Somma e infine nella casella Aggiungi subtotali a: si clicchi sulla voce Fatturato. Per quanto riguarda le altre opzioni presenti all’interno della finestra è preferibile togliere il segno di spunta dalla casella Sostituisci i subtotali correnti.

Come si può osservare la tabella è stata suddivisa in tre gruppi; quello della sede di Bari, quello della sede di Firenze e quello della sede di Milano e per ogni sede (gruppo), così come si desiderava, è stato calcolato il totale.

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A sinistra della tabella, oltre i numeri di riga, sono presenti dei segni   (meno); cliccando, ad esempio, sul segno (meno) in corrispondenza del totale della sede di Bari, scompariranno le singole voci relative alla sede di Bari per rimanere soltanto la voce relativa al totale. Nel frattempo, accanto al totale della sede di Bari ci sarà il segno più cliccando sul quale ricompariranno le voci precedentemente nascoste.

Qualora si renda necessario modificare le impostazioni, raggruppando in base alla media anzichè al totale, occorre riaprire la finestra Subtotali, operare la variazione nella casella Usa la funzione: e fare clic sull’opzione Sostituisci i subtotali correnti.

Per confermare, bisogna cliccare sul pulsante Ok.

Nella finestra Subtotali esiste un’altra opzione, Interruzione di pagina tra gruppi, che consente di separare i vari gruppi, disponendoli su fogli diversi. Anche se nel foglio di lavoro saranno semplicemente divisi da una linea tratteggiata, se si attiva l’anteprima di stampa, compariranno su tre fogli distinti.


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